Voorwaarden voor het gebruik van het Certikeeper SaaS-platform
Deze SaaS-voorwaarden (“Voorwaarden”) zijn van toepassing op het gebruik van het Certikeeper-platform dat wordt aangeboden door AxiomaSoft B.V. (“AxiomaSoft”). Door zich te abonneren op of gebruik te maken van Certikeeper, gaat u akkoord met deze Voorwaarden.
1. Definities
- Certikeeper / Platform: het SaaS-complianceplatform van AxiomaSoft B.V.
- Klant: een onderneming of eenmanszaak (zoals een bedrijf, vennootschap of andere geregistreerde onderneming) die zich abonneert op Certikeeper. Certikeeper is uitsluitend een business-to-business (B2B) platform en wordt niet aangeboden aan consumenten die handelen buiten een handels-, bedrijfs- of beroepscontext.
- Eindgebruikers: personen die door de Klant gemachtigd zijn om Certikeeper te gebruiken.
- Overeenkomst: deze Voorwaarden, inclusief verwijzingen naar de Privacyverklaring, Cookieverklaring en Verwerkersovereenkomst.
2. Diensten en omvang
Het abonnement geeft de Klant toegang tot het Certikeeper-platform, dat momenteel de volgende functies biedt:
- Certificaat- en documentbeheer;
- Dashboards en overzichten;
- Vervaldatummonitoring en meldingen aan leveranciers;
- Assessmentmodule (opstellen van leveranciersvragenlijsten en -formulieren);
- Evaluatiemodule (beoordeling van leveranciersprestaties);
- Non-conformiteitenbeheer (klachten, auditbevindingen, procesissues).
Certikeeper wordt geleverd als SaaS: gehost en beheerd door AxiomaSoft, toegankelijk via een internetbrowser. AxiomaSoft kan, naar eigen inzicht, onboardingdiensten aanbieden om nieuwe Klanten te ondersteunen bij het inrichten van hun Certikeeper-omgeving. Deze diensten kunnen onder meer het uploaden van bestaande databases, certificaten en documenten omvatten, evenals het instrueren van een aangewezen beheerder (train-the-trainer). Onboardingdiensten worden uitgevoerd op basis van inspanningsverplichtingen en kunnen onderworpen zijn aan aanvullende voorwaarden of vergoedingen.
Een gratis proefperiode van één (1) maand wordt aangeboden aan nieuwe Klanten, beperkt tot een vastgesteld aantal leveranciers en documenten zoals bepaald door AxiomaSoft. Onboardingondersteuning maakt geen deel uit van de gratis proefperiode, tenzij uitdrukkelijk overeengekomen.
3. Beveiligingsstandaarden
AxiomaSoft past industriestandaard technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen toe bij de exploitatie van Certikeeper, in lijn met erkende kaders zoals ISO/IEC 27001.
4. Abonnement en betaling
- Standaard looptijd: drie (3) jaar, tenzij anders overeengekomen.
- Facturering: jaarlijks vooraf, via factuur van AxiomaSoft.
- Restitutie: indien de Klant de Overeenkomst conform deze Voorwaarden beëindigt, zal AxiomaSoft het deel van de jaarlijkse vergoeding terugbetalen dat overeenkomt met de volledig ongebruikte maanden van de abonnementsperiode; voor gedeeltelijk gebruikte maanden worden geen restituties verstrekt.
- Betalingstermijn: 14 dagen na factuurdatum; bij te late betaling kan de toegang tot het Platform worden opgeschort.
5. Verplichtingen van de Klant
De Klant is verantwoordelijk voor:
- De juistheid en rechtmatigheid van alle geüploade gegevens (inclusief leveranciersdocumenten, certificaten en beoordelingen); Certikeeper kan hulpmiddelen aanbieden om certificaatcontroles te ondersteunen, maar deze zijn uitsluitend ondersteunend; de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor geldigheid blijft bij de Klant.
- Het ervoor zorgen dat Eindgebruikers op de hoogte zijn van en zich houden aan deze Voorwaarden.
- De inhoud van alle communicatie, berichten of gegevens die via Certikeeper worden gedeeld.
- Het niet gebruiken van Certikeeper voor onrechtmatige doeleinden, het introduceren van malware, het verstoren van het Platform of het proberen ongeautoriseerde toegang te verkrijgen.
De Klant vrijwaart AxiomaSoft tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit data of inhoud die door de Klant of Eindgebruikers is geüpload.
6. Beschikbaarheid en ondersteuning
- AxiomaSoft streeft naar 99% maandelijkse uptime, exclusief gepland onderhoud, noodgevallen of overmacht.
- Ondersteuning wordt primair via e-mail verleend tijdens kantooruren (CET); AxiomaSoft kan aanvullende ondersteuningskanalen introduceren om de dienstverlening te verbeteren.
- Onderhoud wordt waar mogelijk buiten kantooruren uitgevoerd.
- Actuele contactgegevens voor ondersteuning worden gepubliceerd op de Contactpagina van Certikeeper.
Serviceniveaus:
- Kritieke storingen: eerste reactie binnen 4 kantooruren.
- Niet-kritieke storingen: eerste reactie binnen 8 kantooruren.
Dit betreft inspanningsverplichtingen. Er worden geen service credits of compensaties verstrekt, tenzij anders overeengekomen in een Service Level Agreement (SLA).
7. Beëindiging
- De Klant kan met een opzegtermijn van één (1) maand schriftelijk opzeggen vóór het einde van een abonnementsjaar.
- AxiomaSoft kan de Overeenkomst onmiddellijk beëindigen bij ernstige schending, wanbetaling of onrechtmatig gebruik.
- Na beëindiging vervalt de toegang van de Klant; data van de Klant blijft gedurende zestig (60) dagen beschikbaar voor export in een gestructureerd formaat (bijvoorbeeld, CSV, PDF/A); daarna wordt de data veilig en permanent verwijderd, tenzij wettelijk anders vereist.
- Voor ondersteuning bij datamigratie kan AxiomaSoft redelijke kosten in rekening brengen.
8. Data en privacy
- De Klant blijft eigenaar van alle data die in Certikeeper wordt geüpload.
- AxiomaSoft verwerkt data uitsluitend voor de levering van de dienst, conform de AVG.
- De privacyverklaring, cookieverklaring en verwerkersovereenkomst zijn aanvullend van toepassing op deze Voorwaarden.
- Back-ups: dagelijks, met een bewaartermijn van 30 dagen.
9. Intellectuele eigendom
Alle rechten op Certikeeper (software, merk, ontwerp, documentatie) blijven eigendom van AxiomaSoft. De Klant ontvangt slechts een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor interne, zakelijke doeleinden gedurende de abonnementsperiode.
10. Aansprakelijkheid
- Uitsluiting: AxiomaSoft is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals winstderving, dataverlies of bedrijfsstilstand.
- Beperking: de maximale aansprakelijkheid van AxiomaSoft is beperkt tot de totale vergoedingen die de Klant in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan de claim heeft betaald.
- Geen garantie: AxiomaSoft levert Certikeeper met zorg, maar garandeert geen ononderbroken of foutloze werking.
11. Wijzigingen in de dienst
AxiomaSoft mag Certikeeper aanpassen of verbeteren, inclusief het toevoegen of verwijderen van functionaliteiten. Belangrijke wijzigingen worden, waar redelijk mogelijk, vooraf gecommuniceerd.
12. Force Majeure
AxiomaSoft is niet aansprakelijk voor tekortkomingen veroorzaakt door omstandigheden buiten haar redelijke macht, waaronder maar niet beperkt tot natuurrampen, stroomstoringen, cyberaanvallen, arbeidsconflicten, overheidsmaatregelen of internetstoringen.
13. Overdracht
AxiomaSoft mag deze Overeenkomst overdragen in verband met een fusie, overname of verkoop van (een deel van) haar activiteiten. De Klant mag deze Overeenkomst niet zonder schriftelijke toestemming overdragen.
14. Wijzigingen van deze Voorwaarden
AxiomaSoft kan deze Voorwaarden wijzigen. Bij materiële wijzigingen wordt de Klant vooraf geïnformeerd. Voortgezet gebruik van Certikeeper na de ingangsdatum van de wijzigingen betekent aanvaarding van de nieuwe Voorwaarden.
15. Geschilbeslechting
Voordat formele juridische stappen worden ondernomen, zullen partijen in goed vertrouwen proberen een geschil op te lossen door middel van onderhandeling of mediation. Dit beperkt niet het recht van partijen om dringende maatregelen te vragen bij een bevoegde rechter.
16. Toepasselijk recht en jurisdictie
Op deze Voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Overijssel, Nederland.
17. Slotbepalingen
- Indien een bepaling ongeldig of onafdwingbaar wordt verklaard, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.
- Deze Voorwaarden vormen de volledige overeenkomst tussen partijen met betrekking tot het gebruik van Certikeeper.
- Wijzigingen zijn alleen geldig indien schriftelijk overeengekomen, tenzij anders bepaald in artikel 13.
Laatst bijgewerkt: 1 september 2025